Tag: PDCA

Communiceren met de werkvloer via het PDCA verbeterbord

Hoe meer kmo’s uit allerlei diverse sectoren we begeleiden bij hun Lean verbetertraject, hoe meer diverse vragen we voorgeschoteld krijgen. Anderzijds zien we ook heel veel dezelfde vragen terugkeren: “Hoe beginnen we met Lean?”, “Wat is de beste manier om alle verbeteracties op te volgen?”, “Hoe betrek ik onze mensen op de vloer bij dit alles?”, “Hoe vermijden we een terugval na enkele maanden?”…

Dit heeft ons getriggerd om de voorbije maanden enkele innovatieve oplossingen uit te werken: onze PDCA.be online verbetertool werd nog verder verfijnd en het PDCA verbeterbord werd in het leven geroepen.

Betrek de volledige werkvloer dankzij het PDCA verbeterbord!

Het PDCA verbeterbord geeft enerzijds een overzicht van de verschillende verbeteracties en hun status. Anderzijds faciliteert het de interactie met de werkvloer: we willen immers een ruimer publiek bereiken dan enkel het verbeterteam.

Verbeterbord

Plan-Do-Check-Act overzicht

Vaak vinden we op de werkvloer “offline” verbeterkranten, omdat we het resultaat van de besprekingen met het verbeterteam willen communiceren naar de rest van de werkvloer. Het PDCA verbeterbord probeert komaf te maken met het gedoe om deze offline verbeterkrant gesynchroniseerd te houden met de PDCA.be online verbetertool. Het bord maakt immers handig gebruik van de afgedrukte lijsten van www.pdca.be.

Verbeter-KPI’s

Om te vermijden dat het continu verbeteren stilvalt, kan het management KPI’s afspreken die inzicht geven in de activiteit van het verbeteren: bv. elke maand verwachten we 10 nieuwe initiatieven (in PLAN). Groene, gele of rode smileys geven dan heel visueel aan of we deze targets hebben gehaald. De productieleider en tegelijk iedereen in het bedrijf kent zo in een oogopslag de vooruitgang van het continu verbeteren!

Interactie met de werkvloer

We zijn natuurlijk niet enkel geïnteresseerd in de verbeterinitiatieven van het verbeterteam, maar wel degelijk van de volledige werkvloer. We moeten dan ook elk paar ogen op de werkvloer benutten om problemen te registreren. Het PDCA verbeterbord kan hen hierin helpen, want wanneer men de ideeën niet meteen opschrijft wanneer ze opkomen, gaan ze jammer genoeg heel vaak verloren!

Feedback motiveert

Voorzie vervolgens een goede feedback wanneer het verbeterteam of het management beslist om ideeën te verwerpen of niet in te plannen. Niets is zo frustrerend om een idee te lanceren en er nadien niets meer van te horen. Door de nodige motivering te communiceren zal iedereen toch gemotiveerd blijven om in de toekomst nieuwe initiatieven te registreren.

Verder kunnen sommige oplossingen niet evident zijn of vrij sterk ingrijpend, of wensen we graag feedback van de werkvloer alvorens we van start gaan met de implementatie. Ook hier kan het PDCA verbeterbord een rol in spelen!

Vergaderen aan het verbeterbord

Om het verbeterproject nog meer te laten leven op de werkvloer, kan men een overlegmoment organiseren met de volledige werkvloer na elke update van het verbeterbord (bv. na een bijeenkomst van het verbeterteam). In enkele minuten worden de hoogtepunten toegelicht: welke nieuwe acties zijn ingepland, voor welke oplossing hebben we hulp nodig voor de controle, welke periodieke controles moeten worden uitgevoerd, … Het geeft iedereen het gevoel dat ze betrokken worden bij het continu verbeteren, ook al zitten ze niet in het verbeterteam!

Bewaren

Spelenderwijs PDCA aanleren op de werkvloer

Steeds meer krijgen we de vraag van onze klanten op welke manier we een volledige afdeling het best kunnen voorbereiden op verandering. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat niet enkel het verbeterteam wordt opgeleid in Lean, maar dat alle operatoren de basisprincipes van continu verbeteren mee hebben?

Om op deze vragen een antwoord te bieden, hebben wij het PDCA kaartspel van prof. Luc Chalmet verder verfijnd en toegevoegd aan ons aanbod. Het spel is ideaal om de basisprincipes van Lean en continu verbeteren te introduceren aan een grote groep. Spelenderwijs ontdekken de deelnemers de kracht van Plan-Do-Check-Act, wat het leereffect des te sterker maakt!

Leer verbeteren met het PDCA Kaartspel

Rond het PDCA Kaartspel hebben we een interactieve workshop gebouwd waarin de deelnemers – uit alle geledingen van het bedrijf – de basisprincipes van Lean en Plan-Do-Check-Act al spelende aanleren.

De deelnemers worden in gelijke groepjes verdeeld en trachten zo snel mogelijk een stapeltje kaarten in gelijke waarde onder elkaar te verdelen. Na elke poging staan ze stil bij hun werkmethode en brengen ze verbeteringen aan via de Plan-Do-Check-Act methode.

Leren borgen van verbeteringen

Gaandeweg ondervinden ze het effect van de aangebrachte verbeteringen: verbeteringen met resultaat worden geborgd en voor diegene zonder resultaat wordt een nieuwe oplossing bedacht. Via de bijgehouden KPI’s kunnen de verbeterteams elke ronde nagaan hoe ze erop vooruit gaan en hoe ze scoren ten opzichte van de andere groepen. De competitiviteit onder de collega’s voedt uiteraard het fun-gehalte!

Wilt u ook graag verder bouwen aan de teamgeest en de Lean kennis in uw bedrijf en tegelijkertijd de muren tussen kantoor en werkvloer slopen? Tijd om de verborgen talenten in uw organisatie te ontdekken! Contacteer ons om met ons te bespreken hoe we dit ook bij u zouden kunnen organiseren.

20 Lean realisaties in de sociale economie

Via het Europees D2 EFRO project ‘Sociale ondernemingen PLUS’ (febr 2011-maart 2013) bood de POM West-Vlaanderen de West-Vlaamse beschutte en sociale werkplaatsen een vormingstraject aan rond ‘LEAN in de sociale economie’. De beschutte en sociale werkplaatsen waren vragende partij voor een dergelijk vormingstraject. Alle acht West-Vlaamse beschutte werkplaatsen en 12 sociale werkplaatsen namen deel aan het vormingstraject.

Het vormingstraject startte met een inspirerende lean ambition day en een ambitieuze lean action day. Elk bedrijf koos vervolgens een eigen pilootafdeling en stelde een verbeterteam samen om de ‘lean tools’ concreet op die werkvloer toe te passen. Tijdens twaalf interactieve sessies werden de lean begrippen aangeleerd en onmiddellijk in de praktijk gebracht. De sessies vonden plaats bij de beschutte en sociale werkplaatsen. Nadien paste elk bedrijf de techniek toe in een zelf geselecteerde pilootafdeling onder toezicht van de interne ‘change agent’. ‘Learning by doing’ was het motto.

De POM deed voor dit vormingstraject een beroep op drie experts met een ruime academische kennis en heel wat praktijkervaring in het implementeren van Lean op de werkvloer:
– Prof. dr. ir. Hendrik Van Landeghem (UGent),
– Prof. dr. ir. Luc Chalmet (UGent, Universiteit Antwerpen),
– ir. Tim Govaert (Veltion)

In deze publicatie vindt u een weergave van de realisaties op vlak van Lean die door de deelnemende bedrijven werden gerealiseerd. We laten met trots de ondernemingen aan het woord die, ook na vandaag, de LEAN-weg bewandelen, onder deskundige begeleiding van Veltion.

Assa Abloy realiseert doorbraak in flow op 3 dagen tijd

Assa Abloy is een wereldmarktleider op vlak van ‘door opening solutions’. Ze zijn de specialist in vergrendeling en ontgrendeling van deuren. Assa Abloy verzorgt de assemblage van cilinders en sluitsystemen.

In de “Abloy” (high security cilinders) lijn werd een intensieve 3-daagse (Kaizen event) georganiseerd om de hele flow van bestelbon tot verzending te gaan optimaliseren. Door de montagetafels te standaardiseren (via 5S) kon het aantal tafels met bijna de helft gereduceerd worden. Dit opende mogelijkheden tot het herschikken van de lay-out zodat overbodig wandelen kon worden vermeden. Het advies van een ergonoom werd hierin meegenomen. Tevens werd een duidelijke IN en OUT zone georganiseerd, zodat magazijniers duidelijk weten waar onderdelen of producten aan te brengen of af te halen. Tot slot introduceerden we samen een KANBAN rek waarin de bestelbonnen werden gesorteerd op datum.

Deze workshop zorgde voor een betere productdoorstroming en optimaliseerde de in gebruik genomen werkvloeroppervlakte (20% reductie). De invoer van het KANBAN rek maakte dan weer de administratie veel eenvoudiger (zelfsturend team) en zorgt voor een duidelijk overzicht van alle wachtende orders.

Wie graag meer info inwint over deze en andere geboekte Lean successen bij Assa Abloy, mag steeds Frank Saelens (Assembly, Logistics & Lean Manager) contacteren. De contactgegevens van Frank:

E-mail: frank.saelens@assaabloy.com
Tel.: +32 58 22 38 42
Mob.: +32 475 476 479

Voor:

Na:

Voor:

Na:

Bewaren

Vitalo boekt Lean successen dankzij PDCA, 5S en SMED

De Belgische Vitalo Group is één van de wereldleiders in het produceren van plastic onderdelen voor industriële toepassingen d.m.v. thermovormen. De Belgische vestiging telt 220 werknemers.
Het verbeterteam in de robotafdeling definieerde van bij de start 38 verbeterinitiatieven. De 5S techniek zorgde er onder andere voor dat na 4 weken reeds 10 initiatieven werden afgewerkt volgens de Plan-Do-Check-Act methode. Om de vooruitgang van deze initiatieven op te volgen, maakte het bedrijf gebruik van PDCA.be, de innovatieve online verbetertool van Veltion. Na 6 maanden had men reeds 59 initiatieven volledig afgewerkt.

Na de implementatie van 5S werd ingezoomd op de kwaliteitsproblemen door toepassing van enkele Problem Solving-technieken. Een diepgaande SMED oefening zorgde er nadien voor dat de omsteltijd van de plasmamachine met minstens 50% gereduceerd werd. Ook werden teammeetings op de werkvloer opgestart, als deel van de management opvolgstructuur die cruciaal is om het continu verbeteren te doen voortduren.

De resultaten zijn onder andere een nettere omgeving, het wegwerken van de epidemische uitval en een betere betrokkenheid van de operatoren.

Voor:

Na:

Voor:

Na:

Na:

Bewaren

In 5 stappen naar een Lean e-mailmanagement

Onze mailbox is soms niet te overzien: omslachtige e-mails, nutteloze nieuwsbrieven en spam zorgen elke dag voor tijdsverspilling. Dat kan beter, vindt prof. Luc Chalmet, Lean expert en deeltijds professor aan de universiteit van Gent en Antwerpen, met wie we in het verleden nog samengewerkt hebben. In vijf stappen legt hij uit hoe je tijd kunt besparen, naar analogie met de 5S-techniek.

Stap 1: Scheiden, Sorteren

  • Deel e-mails die nodig zijn op in ‘belangrijk’ en ‘normaal’, naargelang de bedrijfsfocus op prioriteiten.
  • Archiveer e-mails die je niet meteen nodig hebt, maar waarvan je verwacht ze binnen een redelijke termijn nodig te hebben om je werk goed te kunnen uitvoeren.
  • Spam en promotiemail vliegen meteen de vuilnisemmer in: Delete!

Stap 2: Schikken

  • Overloop op vaste tijdstippen de mails waar je nog iets mee moet doen.
  • Maak, naast ‘belangrijk’ en ‘normaal’, een bijkomend onderscheid:kan je deze mail binnen de 2 minuten beantwoorden?
  • Zo ja, dan doe je dit onmiddellijk op de vaste tijdstippen dat je de Inbox nakijkt.
  • Is dat niet het geval, dan geef je de betreffende mail een datum waarop je hem finaal zult behandelen en beantwoorden. Eventueel offline bijkomend werk plan je ook in in je agenda.

Stap 3: Telkens schoonmaken en beschikbaar houden

  • Zorg dat de Inbox zoveel mogelijk leeg is na de eerste twee stappen.
  • Voer het voorbereidende werk uit voor alle e-mails waarvoor je dit had ingepland.
  • Beantwoord de mails waarvoor je dit had ingepland.

Stap 4: Standaardiseren

Leg het werkproces op een eenduidige manier vast, bijvoorbeeld:

  • Inbox leegmaken: twee keer per dag een half uurtje
  • Dagelijkse Inbox afhandeling: je hebt vier mogelijkheden voor elke mail: Delete, Archive, beantwoorden binnen de 2 minuten of tijd voorzien in je agenda
  • Beantwoorden van mails in een e-mailvenster: een vast geplande periode om geconcentreerd en ongestoord aan de meer complexe e-mailantwoorden te werken
  • Wekelijkse e-mail Kaizen: een uur om de problemen met e-mailmanagement van deze week in kaart te brengen
  • Afhandeling van behandelde e-mails: verwijderen of archiveren op een geordende manier

Stap 5: Systematiseren

Deze stap is misschien wel de belangrijkste: ervoor zorgen dat je de schone werkplek niet alleen blijvend schoon houdt, maar dat je ook blijvend op zoek gaat naar manieren om de huidige manier van werken met e-mails te verbeteren.
WijZijnToyotaNiet

In het boek “Wij zijn Toyota niet” geeft prof. Luc Chalmet praktische suggesties om zelf aan de slag te gaan met Lean Agility.

Bewaren

Leren over Lean aan de UGent

Naarmate steeds meer bedrijven de Lean methodiek aangrijpen om hun productiviteit en kwaliteit te verhogen, komen velen onder hen tot de vaststelling dat de invoering ervan niet zo evident is. In tegenstelling tot de ogenschijnlijke eenvoud van de Lean technieken, vergt het overnemen van het Lean gedachtegoed heel wat inspanningen van een organisatie en doorzettingsvermogen van het management.

Indien men als organisatie weinig weet over Lean, is het aangewezen om de sleutelpersonen (management, ‘change agent’) zich te laten informeren over de essentiële kenmerken ervan. Dit kan door het lezen van enkele goede overzichtsboeken. Ook het volgen van een opleiding of studiedag kan verhelderend werken. Het komt erop neer dat het management en de ‘change agent’ vooraf voldoende inzicht bekomen omtrent wat te wachten staat, zodat men met vertrouwen de volgende stappen opstart.

Aan het Instituut voor Permante Vorming (IVPV) van de Universiteit Gent start eind oktober een nieuwe editie van het succesvolle programma ‘Black Belt in Lean’. Dit universitair opleidingsprogramma is actiegericht, de onderwerpen worden zo aangebracht dat ze meteen ook in de praktijk kunnen worden geïmplementeerd. Bovendien worden in deze editie de laatste resultaten getoond aangaande implementatiemethodes, die werden verbeterd op basis van jarenlang onderzoek aan de UGent. Meer info vindt u terug op de IVPV website of kan u nalezen in deze brochure.

De Green Belt module is bedoeld voor personen die de introductie of uitbreiding van Lean in hun organisatie moeten leiden en begeleiden, en uiteraard ook zelf mee helpen uitvoeren. De actiegerichtheid van dit programma wordt onderstreept door het (gratis) uitnodigen van één lid van het management van het bedrijf van de cursist, dit voor de inleidingssessie. Op die manier wordt het bedrijf meteen geïnformeerd wat Lean voor hen kan betekenen.

De tweede module – Black Belt – is gericht naar de “change agents”, de personen die in de organisatie de Lean invoering moeten ondersteunen en bestendigen. Zij krijgen in deze module meer inzicht in de technieken van Lean, en in gevalstudies uit de praktijk van diverse types organisaties. Uiteraard is deze module een must voor iedere persoon die Lean ten gronde wil begrijpen om zo zijn collega’s te kunnen helpen bij het implementeren!

Het certificaat Black Belt is internationaal erkend als een hoog niveau van kennis in deze materie. De lesgevers, waaronder enkele coaches van Veltion, zijn allen ervaren in de praktijk van Lean, en beschikken bovendien over een grondige theoretische bagage omtrent Lean technieken en de achterliggende methodes voor productiviteitsverbetering en procesanalyse.

Veltion in het UGent-magazine

Veltion wil de Vlaamse economie productiever en concurrentiëler maken. Daarom roept ir. Tim Govaert van Veltion in het UGent-magazine de Vlaamse kmo’s op om voldoende na te denken over hun knelpunten en de aandacht te richten op het verbeteren van de arbeidsprocessen.

Dit doet hij door enkele tips mee te geven: “De laatste 10 tot 15 jaar is zeer veel van onze massaproductie verhuisd naar het Oosten. We moeten erover waken concurrentieel te blijven en dat lukt alleen als je enorm klantenspecifiek werkt, zorgt voor een snelle levering en je toespitst op kleine batches.”


Lees hier het volledige artikel.