Onze mailbox is soms niet te overzien: omslachtige e-mails, nutteloze nieuwsbrieven en spam zorgen elke dag voor tijdsverspilling. Dat kan beter, vindt prof. Luc Chalmet, Lean expert en deeltijds professor aan de universiteit van Gent en Antwerpen, met wie we in het verleden nog samengewerkt hebben. In vijf stappen legt hij uit hoe je tijd kunt besparen, naar analogie met de 5S-techniek.
Stap 1: Scheiden, Sorteren
- Deel e-mails die nodig zijn op in ‘belangrijk’ en ‘normaal’, naargelang de bedrijfsfocus op prioriteiten.
- Archiveer e-mails die je niet meteen nodig hebt, maar waarvan je verwacht ze binnen een redelijke termijn nodig te hebben om je werk goed te kunnen uitvoeren.
- Spam en promotiemail vliegen meteen de vuilnisemmer in: Delete!
Stap 2: Schikken
- Overloop op vaste tijdstippen de mails waar je nog iets mee moet doen.
- Maak, naast ‘belangrijk’ en ‘normaal’, een bijkomend onderscheid:kan je deze mail binnen de 2 minuten beantwoorden?
- Zo ja, dan doe je dit onmiddellijk op de vaste tijdstippen dat je de Inbox nakijkt.
- Is dat niet het geval, dan geef je de betreffende mail een datum waarop je hem finaal zult behandelen en beantwoorden. Eventueel offline bijkomend werk plan je ook in in je agenda.
Stap 3: Telkens schoonmaken en beschikbaar houden
- Zorg dat de Inbox zoveel mogelijk leeg is na de eerste twee stappen.
- Voer het voorbereidende werk uit voor alle e-mails waarvoor je dit had ingepland.
- Beantwoord de mails waarvoor je dit had ingepland.
Stap 4: Standaardiseren
Leg het werkproces op een eenduidige manier vast, bijvoorbeeld:
- Inbox leegmaken: twee keer per dag een half uurtje
- Dagelijkse Inbox afhandeling: je hebt vier mogelijkheden voor elke mail: Delete, Archive, beantwoorden binnen de 2 minuten of tijd voorzien in je agenda
- Beantwoorden van mails in een e-mailvenster: een vast geplande periode om geconcentreerd en ongestoord aan de meer complexe e-mailantwoorden te werken
- Wekelijkse e-mail Kaizen: een uur om de problemen met e-mailmanagement van deze week in kaart te brengen
- Afhandeling van behandelde e-mails: verwijderen of archiveren op een geordende manier
Stap 5: Systematiseren
Deze stap is misschien wel de belangrijkste: ervoor zorgen dat je de schone werkplek niet alleen blijvend schoon houdt, maar dat je ook blijvend op zoek gaat naar manieren om de huidige manier van werken met e-mails te verbeteren.
In het boek “Wij zijn Toyota niet” geeft prof. Luc Chalmet praktische suggesties om zelf aan de slag te gaan met Lean Agility.
