Binnen Lean bestaan er heel wat probleemoplossende technieken, die als hulpmiddel kunnen dienen om op een gestructureerde manier de grondoorzaak van een probleem te achterhalen. De komende maanden zullen we telkens een ander hulpmiddel toelichten in onze nieuwsbrief, zodat u perfect in staat bent om dit meteen in uw eigen omgeving toe te passen. Deze tips kan u ook steeds raadplegen op deze website.
Types problemen
Eerst een vooral, een probleem kunnen we definiëren als de kloof tussen de huidige (werkelijke) situatie en de ideale situatie. Er bestaan verschillende types problemen, ingedeeld volgens het al dan niet gekend zijn van de oorzaak en de tegenmaatregel:
Type 1 = Oorzaak gekend – Tegenmaatregel gekend: Eenvoudige problemen, kan opgelost worden met bestaande kennis.
Type 2 = Oorzaak gekend – Tegenmaatregel ongekend: Kan hoogtechnologische of grote investeringen vereisen.
Type 3 = Oorzaak ongekend – Tegenmaatregel gekend: Vereist voorzichtigheid, kan symptoom bestrijden, maar niet grondoorzaak.
Type 4 = Oorzaak ongekend – Tegenmaatregel ongekend: Heel moeilijk op te lossen, vereist gestructureerde aanpak & tools.
Probleemoplossend team
De eerste tip die we geven, betreft het vormen van een goed probleemoplossend team. Zorg voor een goed cross-functioneel team met een mix van vaardigheden. De specifieke rollen die aanwezig moeten zijn:
Facilitator: bevordert creatief denken, geeft structuur en richting aan het team. Ook als tijdwaarnemer en secretaris om ideeën over te brengen op flip charts.
Operator (min. 1): dagelijkse kennis van het proces.
Teamleider / meestergast: overzicht over het proces.
Procesexpert: bv. iemand van Engineering.
Uitdager: uit een andere afdeling, zonder gedetailleerde kennis van het proces, bv. HR.
Is-Is Niet Document
Het Is-Is Niet Document wordt gebruikt in de eerste stappen van een verbeterteam. Het helpt een goede afbakening te krijgen van het probleem. Met dit hulpmiddel kan u een accurate en volledige beschrijving van een probleem opstellen, over het Wat, Waar en Wanneer. Hiertoe zal u wel de nodige data moeten verzamelen. Hiernaast vindt u een ingevuld voorbeeld.
Tijdslijn Grafiek
De tijdslijn grafiek is een methode om op schaal aan te duiden wanneer bepaalde gebeurtenissen hebben plaatsgevonden in verhouding met het probleem, om zo hun potentieel effect erop in te schatten. Hieronder een voorbeeld.
5 Why & Root Cause Analysis
Met 5 Why identificeer je de grondoorzaken geassocieerd met een bepaald probleem. Hoe doe je dit nu?
- Begin met een duidelijk gedefinieerd probleem.
- Brainstorm over de mogelijke oorzaken op aparte Post-it® briefjes.
- Bepaal hoofdcategorieën, de meest gebruikte zijn: Man, Materiaal, Methode/Proces, Machine & Omgeving.
- Stel het volgende diagram op en breng de oorzaken op de Post-it® briefjes aan op het diagram, met elke oorzaak onder de juiste categorie. Dit zal een levende kaart van het proces worden.
- Het team selecteert de meest waarschijnlijke oorzaken op het diagram. Beoordeel deze op basis van de samengevatte feiten in de probleembeschrijving.
- Omcirkel oorzaken die logisch ondersteund worden door de feiten en ontwikkel deze verder door 5x Waarom te vragen om zo de grondoorzaak te bekomen.
